项目管理者的七个思维

时间：2021-09-04   点击次数：

当你因为工作与生活的事情忙得手忙脚乱的时候，你可以将很多工作中和生活中需要处理的复杂事情“项目化”，用项目管理的方法处理一件件复杂而又棘手的事情。

当你越来越多地将工作和生活中的事务以项目的方式来处理和推进执行时，或许连你自己也没有意识到，其实你拥有的就是「项目管理思维」。

什么是项目管理思维？我希望分享一些关于项目管理思维的一点经验，可以帮助你在面对一件待解决的复杂事务时，能够理清思路、考虑周全、明确行动并且最终收获宝贵的经验。

01

聚焦目标，策划为先

确定一个工作或接手一个任务，首先是分析工作与任务最终所达成的目标。项目管理思维通常会让人们在面对一件待解决的复杂事务时，先聚焦目标，思考清楚完成这件事后才能达到了预期的目标。

制定目标我们通常使用SMART原则，即S代表具体的(Specific)，M代表可衡量的(Measurable)，A代表可达成的(Attainable)，R代表现实的(Relevant)，T代表有时限的(Time-bound)。在你通过SMART 原则去构建一个清晰的目标的时候，别忘了后续一切的努力都是在向着这个目标而前进。仅仅有目标还不够，还要用目标来指导你的方向，成为评判你行为的依据。

项目管理的本质就是追求把策划的与实施的趋向于一致。把项目分为启动、计划、执行、监控与收尾五个阶段(过程)就是一个策划的过程，那么日常工作和项目管理过程中，事先策划是做好一项工作的前提，也是避免返工，减少浪费时间的最为有效的手段。

02

制定并重视计划

想要完成一件事情，通常需要有计划地去完成。所谓「谋定而后动」，讲的就是先制定好计划，谋划准确周到后再行动。

计划可以是一个Excel 表格，可以是一个贴上便签的看板，也可以是一张绘制精良的甘特图。形式多样，只要能指引或跟踪你在未来完成这件工作或任务预期的进展和完成时间。

在一件待解决的事情面前，有意识地先去制定计划，是项目管理中很重要的一种思维方式。

计划不同于策划，计划更明确、更具体。计划大到人生的规划，小到月计划、周计划，日常工作安排，有计划的工作才能有条不紊，有计划的工作才能充分准备，周详安排，不至于忙乱出错，减少返工，提升效率。

 

03

时间与成本思维

每做一项工作都需要花费成本，其中时间就是最基本的成本。

在进行工作时，要视花费时间为一种投资行为，也就是说你花掉了一个小时的时间，你是否创造了超过一个小时时间成本的价值。如果把时间浪费在了无用的、不增值的活动中去，只会让你的工作更繁忙，更无头绪。

时间管理是运用策略和技术，尽可能有效地利用时间，管理时间，合理分配时间。尤其是管理者，更需要做好时间管理，如果一个管理者每天都加班，每天有做不完的事情，每天忙于救火，要么就是自己时间管理混乱，要么就是资源分配与管理不当。

在管理时间的时候，我们必须要记住：每个人一天都只有24个小时，再怎么挤也有限；但是时间利用的效率是可以成倍提高的，提升的空间很大。当我们在思考如何利用时间的时候，首先要想到的不是怎样去从哪里“抠”时间，而是怎样提高现有的时间利用效率。珍惜时间、节省时间，才是最好的节约。

04

考虑风险，一次做对

每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素导致你可能无法完成，或者完成的时间、质量、成本等等无法达到满足目标要求，这些因素就是你需要考虑的风险。

关于风险的考虑，可以很宏观，可以很复杂，可以很细微，也可以很难以掌控。拥有风险意识，可以让你做事时能提前进行风险规避、应对措施和心理准备，提高达成目标的成功率和调整对于结果的心理预期。

项目目标管理中强调目标分解与目标达成的跟踪，项目工作并不提倡反复测试或者临时方案的理念，而是直接针对目标制订计划和行动方案。

所以，项目管理强调一次性做对，一次性做好，同样日常工作与生活中一次性把工作做到位的思维也是减少返工，提升工作效率的有效方法。

05

系统性思考分解工作，并行处理

无论是策划一场产品发布会、组织一次全员培训、策划一场婚礼，还是安排一次全家旅行，都需要通过系统性的思考来综合认知完成这件事的整体概貌、阶段和步骤，然后将它们分解成一个个有产出成果的任务，并且在整个过程中可以随时地监控完成进展和状态。

系统性的思考有助于建立对于事务认知的整体观和全局观，从多维度动态地综合考虑问题。经过系统性的思考，将达成目标需要的工作进行分解，定义工作的范围，划分阶段和任务层级，让每个分解的任务呈现可监控的状态，并且有可交付的成果。

工作中我们每天会有很多待处理的任务，通常大家的习惯是做完一件工作后才开始处理另外一个工作，对于我们日常工作和生活来说，我们需要练就并行处理工作任务的能力，比如听会议时可以写报告(特别说明的是一边听一边写，不受影响)、同时操纵几台电脑。

也就是《神雕侠侣》中周伯通的左右互博术吧，我们需要练就这种能力，并且养成习惯。学会并行处理工作是有效节省时间、提升工作效率的重要手段。

06

过程处理并善于总结复盘

项目管理普遍采用节点或里程碑评价的管理模式，这是一种过程监控管理的有效手段。在每个节点或里程碑去回顾项目进度，过程处理并识别风险，才更有助于项目向预期目标迈进。同样，这种方法适用于我们的工作与生活，阶段进行总结与反思，能够有效提升工作质量，及时修正错误，为最终达成目标提供支持。

更为重要的是，阶段性总结能够使工作成果整理固化，形成知识沉淀，在后续工作或项目中形成便于引用与输出。而善于总结复盘，可以帮助你沉淀工作经验和生活阅历。任何项目交付结果并不是最后一步，总结复盘才是最后一步，无论项目结果达成与否，最终交付结果如何，及时总结复盘，才会将经验复用，教训铭记。

07

团队协作与有效沟通

从网上搜索百科，对于团队协作的定义是这样的：团队协作是一种为达到既定目标所显现出来的资源共享和协同合作的精神，它可以调动团队成员的所有资源与才智，并且会自动地驱除所有不和谐、不公正的现象，同时对表现突出者及时予以奖励，从而使团队协作产生一股强大而持久的力量。

解决一件复杂的事情，需要团结参与其中的所有人来共同努力，首先要能明确团队成员之间基于任务的责任矩阵，让整个团队责权明晰；其次，完成自己任务的同时，还能协助团队里的其他人完成任务，才能达成团队目标，体现团队的“聚力”。

对于沟通的重要性不言而喻，一个团队或一群人相互之间想要做到有效沟通，通常要能达成三点：

1.我能随时从团队其他成员那里获取我想要的信息；

2.我提供的信息能随时传达到可能需要的团队其他成员那里去；

3.尽可能消除或减少信息在成员之间的中转。

项目沟通管理强调识别信息并及时将信息传递给有需要的人，做到精准表达与高效沟通。那么，高效的沟通同样是提升工作效率、节省时间的有效手段。